Vastuunoton kulttuurin 4 perusmallia

Vastuunoton kulttuuri on mallinnettu neljällä yksinkertaisella, helposti ymmärrettävällä ja helposti mieleen jäävällä tavalla. Yksinkertaisuus on monimutkaisuuden vastakohta. Se on tämän lähestymisen vahvuus.

Alla esitetyt mallit ovat menetelmän kehittäjän Partners In Leadershipin kehittämiä, omistamia, rekisteröimiä ja suojaamia (IPR). Mallit ja konseptit on kuvattu kolmessa Roger Connorsin ja Tom Smithin kirjoittamassa Leadership bestseller kirjassa.

Avaintulokset

Vastuunotto lähtee aina liikkeelle siitä, mitä organisaatio haluaa saavuttaa. Mikäli yhteinen maali ja suunta eivät ole kirkaana, vastuunoton vaatimisessa ei ole mieltä.

© Partners In Leadership

Avaintuloksilla tarkoitetaan organisaation 3-4 tärkeimmiksi priorisoitua yhteistä tavoitetta, joista on päätetty, että niissä epäonnistuminen ei ole vaihtoehto.

Termi tuo selkeyttä kommunikointiin: tiedetään, mistä puhutaan. Jokaisen on syytä tietää Avaintulokset ja ymmärtää oman työnsä kytkeytyminen niihin. Yhteiset prioriteetit ovat kaikille selvät ja ne ohjaavat päätöksentekoa. Kaikki ponnistelevat samaan suuntaan. Avaintulosten on syytä olla merkityksellisiä, mitattavia ja helposti muistettavia (MMM). Ajattelua ohjaa tulosten saavuttaminen, ei keskitytä hoitamaan vain tehtäviä.

 

Linjan ylä- vai alapuolella?

Oheinen kuva kuvaa vastuunoton kulttuurin ytimen. Uhri vai vastuunottaja?

Linjan yläpuolella vastuunotto on mallinnettu vastuunoton askelin NÄE, OMISTA, RATKAISE ja TOIMI.  Linjan yläpuolella toimiminen on henkilökohtainen valinta ottaa vastuu ajattelusta ja toiminnasta siten, että halutut tulokset saavutetaan.

Linjan alapuolella  ajattelu ja puhe keskittyy syihin ja oikeutuksiin, miksi haluttuja tuloksia ei voida saavuttaa. Fokus on asioissa, joihin ei voida vaikuttaa. Vastuu ulkoistetaan muualle: Muutos on tarpeen, mutta minun ei tarvitse muuttua. Aikaa ja energiaa tuhlautuu syyttelyyn ja selittelyyn. Tuloksia ei saavuteta. Yksilöt eivät kehity. Mahdollisuudet jäävät hyödyntämättä. Innostus ja motivaatio ovat alhaalla. Tämä johtaa turhautumiseen. Linjan alapuolella toimimisesta maksetaan korkea hinta sekä ajan hukkana että menetettyinä tuloksina.

 

Esimerkki vastuunoton askeleista linjan yläpuolella:

Kuviteltu tilanne: Asiakkaan projekti on vaarassa myöhästyä asiakkaasta johtuvista syistä.

  • NÄE: Asiakkaan avainhenkilöt projektissa ovat kiinni toisaalla. Vastaanottotestaukset eivät etene aikataulussa. Tämä vaarantaa asiakkaalle tärkeän projektin aikataulun.
  • OMISTA: Mikä rooli minulla on ongelmassa/ratkaisussa? Jos ongelma ulkoistetaan asiakkaan ongelmaksi, silloin toimitaan Linjan alapuolella. Mutta mikäli tilanteesta ja sen ratkaisemisesta otetaan vastuu (koska se tiedetään tilanne ja sen riskit), toimitaan Linjan yläpuolella. Usein Linjan yläpuolella toimiminen vaatii siilosta ulos tulemisen.
  • RATKAISE: Mitä muuta minä vielä voin tehdä? Harvoin on kyse asioista, joihin ei löydy ratkaisua, kun on tahtoa, halua ja aloitteellisuutta nousta olosuhteiden yläpuolelle.
  • TOIMI: Päätetään ja sovitaan, mistä kukin ottaa vastuun ja mihin mennessä.

Askeliin NÄE, OMISTA, RATKAISE ja TOIMI on tunnistettu ja mallinnettu 16 parasta käytäntöä. Ne korreloivat suorituskykyyn, organisaation kykyyn ratkaista haasteita ja saavuttaa tulokset. Tästä linkistä voit tutustua 16 parhaaseen käytäntöön ja tehdä organisaatiosi toimintakulttuurin arvioinnin. Arviointi vie aikaa vain muutamia minuutteja. Lähetämme raportin sähköpostilla.

Tulospyramidi – kulttuurin mallinnus

Tulospyramidi mallintaa yksinkertaisella tavalla sen, miksi me toimimme siten, kuin me toimimme.

Toiminta tuottaa tulokset. Jos näyttää siltä, että haluttuja tuloksia ei saavuteta, tehdään uusi toimintasuunnitelma. Vastuut määritetään uudelleen. Usein tehdään organisaatiomuutos. Suunnitelma kommunikoidaan ja etenemistä seurataan.

Mistä johtuu, että haluttuja tuloksia kuitenkaan ei aina saavuteta?

Toimintaa ohjaa ajattelu, uskomukset. Usein meillä on rajoittavia uskomuksia, jotka estävät tulosten saavuttamisen. Aika ei riitä, tavoitetta ei ole mahdollista saavuttaa,  kilpailijoiden tuotteet ovat parempia, meidän hintamme ovat liian korkeita, kuluttajat eivät tule innostumaan tästä tekniikasta…

Vastaavasti positiiviset haluttuihin tuloksiin liittyvät uskomukset ohjaavat yksilöiden ajattelua oikeaan suuntaan, innostavat ja vievät kohti tuloksia.

Ympyröity alue kuvassa on toimintakulttuuri. Mikäli toimintaa ohjataan vain tulospyramidin kahta ylintä tasoa käyttäen, ajaudutaan nk. johtajuuden ansaan. Sitä kuvaa harmaalla piirretty taso kuvassa. Silloin hyödynnetään vain manageerausta, käskyttävää johtamista. Käskyttämisen lievempi vaihtoehto on lahjominen. Sen karumpi vaihtoehto on pakottaminen, joka johtaa pelon ilmapiiriin.

Mikäli hallitaan yrityskultturin kautta johtaminen, on mahdollista johtaa innostavasti ja inspiroivasti (leadership) ja samalla kasvattaa vastuunottoa ja aloittellisuutta. Kulttuurin johtamisen taito on erityisen tärkeä muutosjohtamisen taito, kun halutaan nopeuttaa/kiihdyttää muutosta ja luoda sille imua käskytyksen sijaan.

Kokemukset on ainoa tapa, jolla aikuisen ihmisen ajatteluun voidaan vaikuttaa. Kokemukset voivat olla joko omia tai jaettuja kokemuksia. Jokainen johtaja tietoisesti tai tietämättään vaikuttaa ihmisten ajatteluun omalla puheellaan ja toiminnallaan, joko sillä, mitä tekee tai mitä ei tee. Jokaisella organisaatiolla on kulttuuri. Kulttuuri tekee työtä taukomatta ilman vapaapäiviä. Halutun toiminnan julkinen jakaminen ja tunnustus vievät kulttuuria eteenpäin. Puuttumattomuus esimerkiksi työilmapiiriä huonontavaan toimintaan kokemuksena edelleen vahvistaa ei-haluttua vanhaa kulttuuria.

Kulttuurin voima on yleisesti tunnettu. Kulttuuri tuottaa tulokset – tai vaihtoehtoisesti se syö strategian aamupalaksi. Miksi kuitenkin niin harvoin kulttuuria hyödynnetään johtamisessa? Kulttuurin johtamiseen puuttuu osaaminen, prosessi ja riittävän yksinkertaiset menetelmät. Accountability, vastuunoton kulttuuri, on vastaus juuri tähän haasteeseen. Tietoisuuden taso sen peruskäsitteistä on hyvä lähtökohta. Me tarjoamme prosessin ja menetelmät sen eläväksi tekemisen koko organisaatiossa.

Vasemmalla on kuva tulospyramidin soveltamisesta Avaintuloksiin. Mikäli koko organisaatiolla on yhteinen suunta läpi koko tulospyramidin tasojen, toiminnalla on yhteinen fokus, joka auttaa tulosten saavuttamista.

 

Mitä uuden strategian toteuttaminen vaatii kulttuurilta? Uuden strategian toteutukseen tarvitaan koko organisaatio mukaan. Mikäli muutos tuloksissa tai toimintaympäristön vaativuudessa on merkittävä, muutos edellyttää muutosta ajattelussa. Organisaation arvot ovat pysyviä tyypillisesti pitkällä aikavälillä. Kulttuurin uskomukset, ajattelu, on sidoksissa strategiakauteen.

Tästä linkistä voit osallistua mielipidekyselyyn muutoksen johtamisen keinoista: Miten tehokkaina pidät muutoksen johtamisen keinoja oman kokemuksesi perusteella?

Vastuunoton johtamismalli

Vastuunoton johtamismalli on moderni yksinkertainen ja tehokas malli suorituksen johtamiseen (performance management).

Se soveltuu johtamiseen organisaation kaikilla tasoilla, mm. malliksi inspiroiviin kehityskeskusteluihin. Yhteinen yksinkertainen malli tehostaa kommunikaatiota ja säästää aikaa.

Se mallintaa positiivisen ja motivoivan tavan johtaa tiimejä tai yksilöitä.

Avainodotus tarkoitaa Avaintuloksista johdettua tiimin tai henkilön odotusta.

 

 

 

Ulkokehä mallintaa odotusten luomisen. Vaiheet ovat

  • MÄÄRITÄ
  • KOMMUNIKOI
  • SITOUTA (coaching-keskustelun malli)
  • TARKASTA.

 

 

 

 

Sisäkehä kuvaa yksinkertaisen valmentavan johtamisen coaching-mallin. Se määrittää vastuunoton keskustelun mallin silloin, kun Avainodotus ei toteudu tai se on vaarassa epäonnistua.

Mallin muistisääntö suomeksi on KTAV-Kohti tavoitetta. Englanniksi se on LIFT, joka kuvaa nousemista Linjan yläpuolelle.

  • K=Kuuntele, mikä estää
  • T=Tutki, mihin on mahdollista vaikutta
  • A=Auta, kysy “Mitä muuta sinä vielä voit tehdä?”, älä anna valmiita vastauksia
  • V=Varmista eteneminen

 

Yhteenveto neljästä perusmallista

  1. Kirkkaat Avaintulokset
    • Yhteiset koko organsiaatiolle
  2. Linjan ylä/alapuolella
    • NÄE, OMISTA, RATKAISE, TOIMI
    • 16 tutkitusti parasta käytäntöä
  3. Tulospyramidi
    • Tasot: Kokemukset, Uskomukset, Toiminta, Tulokset
  4. Vastuunoton johtamismalli
    • Ulkokehä – Odotusten asettaminen
      • MÄÄRITÄ-KOMMUNIKOI-SITOUTA (coaching)-TARKASTA
    • Sisäkehä  – Yksinkertainen coaching-malli Vastuunoton keskustelu